Rapporteren in de praktijk
3 min.Alternatieve beheersrapporten ter ondersteuning van de standaard beleidsrapporten
Eind augustus 2021 verscheen een nieuw Vlaams decreet waarin de Vlaamse overheid haar ambitie communiceerde om de lokale democratie in Vlaanderen te versterken. De lokale besturen staan in dit verhaal centraal. Zij komen immers als eerste in contact met de burger. Ze zijn in die zin het eerste bestuursniveau waardoor het cruciaal is dat ze sterk en democratisch besturen. Een cruciaal onderdeel van deze ambitie is de manier hoe de burgers en de gemeenteraad geïnformeerd worden over de voortgang van de verschillende beleidsinitiatieven.
Deze rapporteringsverplichting is voor de Vlaamse Steden en gemeenten vastgelegd in de Beleids- en Beheerswetgeving. Goed gekend zijn de decretaal verplichte rapporten: Jaarrekening, opvolgingsrapport en aanpassing meerjarenplan. Deze rapporten zijn naar vorm en timing strak voor gedefinieerd in het desbetreffende decreet.
Door de informatie in een standaard template te gieten, ambieert de wetgever uniformiteit en duidelijkheid in de informatiedoorstroom van de interne organisatie naar Raad en Burger. Een lovenswaardig streven, want deze transparantie kan de bestuurskracht en de democratie alleen maar ten goede komen. Onze oprichter en CEO Jan Post schreef hier enkele weken geleden een interessant artikel over, genaamd: “Een effectieve en transparante P&C-cyclus (BBC van Nederland) verkleint de kloof tussen de overheid de burger”.
De verwachting is zelfs dat er bij de ingang van de nieuwe legislatuur in 2026 verdere verbeteringen zullen worden doorgevoerd. Dit is nog even, maar er zijn reeds enkele duidelijke adviezen en vragen vanuit het werkveld naar voren gekomen. Om dit beeld scherp te krijgen startte het Agentschap Binnenlands Bestuur in het voorjaar van 2022 een enquête bij de verschillende stakeholders die betrokken zijn in dit rapporteringsproces. Een initiatief waarvan de eerste voorlopige resultaten reeds beschikbaar zijn.
Pepperflow ziet het als haar missie om de lokale besturen in Nederland en Belgiëte ondersteunen in het zo efficiënt en geïntegreerd mogelijk opstellen van deze managementrapporten. Wij gaan duidelijk voor een sterke democratie!
Maar, waar zijn besturen in de praktijk mee bezig? Een veelgehoorde vraag is: Wie leest die rapporteren nu echt? We krijgen doorheen het jaar eigenlijk weinig vragen? De logische vraag is dan: Waar rapporteren de besturen in de praktijk over? Zijn er rapporten die afwijken van de standaard beleidsrapporten, maar in een hogere mate van beleidsopvolging resulteren? De ‘doelenboom’-structuur die binnen Pepperflow gehandhaafd wordt, zorgt ervoor dat besturen in staat worden gesteld om niet enkel de standaard beleidsrapporten, maar ook (alternatieve) beheersrapporten op te stellen. Strategische doelstellingen worden hierbij uitgewerkt in concrete acties. Wij stellen u graag een vijftal voorbeelden voor.
Het SDG Rapport
Sustainable Development Goals - Global Compact NL “Vanuit gedeelde waarden naar een betere wereld.”
Bovenstaand motto verbindt bedrijven en organisaties die deelnemen aan het wereldwijde UN Global Compact. Deze mooie ambitie heeft ook zijn weerslag gekend in de meerjarenplannen van de lokale besturen. De verschillende doelstellingen in de doelenboom komen vooralsnog echter niet één op één over met de 17 doelen van de SDG’s. Dit maakt dat de besturen in de praktijk deze verschillende structuren handmatig moeten inrichten. Een manuele oefening waar veel geduld en het betere knip en plakwerk in Excel aan te pas komen. Met Pepperflow zijn de besturen in staat om deze transversale engagementen te koppelen aan de bestaande beleidsdoelen en er vervolgens rapporten op maat van te maken. Automatisch wordt de laatste stand van zaken van de verschillende doelen en acties in dit nieuwe rapport opgeladen.
Het projectportfolio rapport
Project Portfolio Management (PPM) is het gestructureerd beheren en organiseren van alle lopende projecten binnen uw team of organisatie. Het kan in geval van lokale besturen gaan om grote en politiek belangrijke projecten, een subset aan projecten of een programma. Denk hierbij aan investeringsprojecten, zoals de vernieuwing van een zwembad, de bouw van een nieuw cultureel centrum of een groep projecten in het kader van een doelstelling rondom het creëren van een kindvriendelijke gemeente. Goede communicatie wordt ervaren als essentieel voor goede samenwerking, waarbij voortgangsrapportages dienen als communicatiemiddel. Zo worden diverse belanghebbenden gemakkelijk en eenduidig geïnformeerd. Hiervoor biedt Pepperflow een oplossing waarmee lokale besturen overzicht behouden, verantwoordelijkheden helder hebben en voortgang monitoren, waardoor de projecten uiteindelijk succesvol gerealiseerd worden en de organisatie haar doelen behaalt.
Omgevingsanalyse
De (interne en externe) omgevingsanalyse geeft een lokaal bestuur een beeld van de noden en behoeften van interne en externe belanghebbenden. Dit zijn de burgers, bedrijven, KMO’s, verenigingen en alle andere die beïnvloed worden door de keuzes van de overheid. Het is een instrument om de omgeving van behoeften in kaart te brengen, zodat men op basis daarvan de nodige beleidskeuzes kan maken voor de burgers, verenigingen, ondernemingen, etc. Het is zinvol om een omgevingsanalyse als een dynamisch instrument te beschouwen dat opgevolgd wordt en in de mate van het mogelijke en nuttige regelmatig aangepast wordt. Daardoor kan het beleid snel inspelen op de behoeften en gewijzigde omstandigheden en de planning en het meerjarenplan daaraan aanpassen. Zo maakt een omgevingsanalyse deel uit van het cyclische en dynamische karakter van de beleids- en beheerscyclus.
Het rapport informatieveiligheid
De goede werking van de Vlaamse overheid is zeer sterk afhankelijk van de vlotte en doeltreffende werking van ICT en de manier waarop personeelsleden daarmee omgaan. Net zoals de deontologische code wil de ICT-code een houvast bieden voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid. De code gaat in op de waarden en normen waarmee zij moeten omgaan met ICT-middelen. Zodoende gebruiken verschillende besturen onze toepassingen om deze best practices vast te leggen, maar ook om erover te rapporteren. Zo kan het College snel schakelen wanneer bepaalde zaken tijdelijk minder goed zouden lopen.
Eind 2022 wordt er door heel veel lokale besturen gewerkt aan de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 en de vaststelling van de kredieten voor 2023. Er wordt door de financiële en andere diensten gezwoegd, gerekend, geschoven en geschrapt met kredieten. De energiecrisis en de loonindexeringen zorgen er echter voor dat de marges zeer krap zijn. Dit stelt de besturen voor zware en moeilijke beslissingen. Ook wij als burger zullen hier naar verwachting de impact van voelen.
Traditiegetrouw zijn de lokale besturen één van de belangrijkste motoren van de economie, vooral wat betreft de investeringen. Denk aan nieuwe wegen, zwembaden of gemeentescholen. Daarentegen kan er ook in de dagelijkse kosten gesnoeid worden, wat ertoe kan leiden dat er minder kinderkampen zullen worden georganiseerd of dat de prijzen voor de afval-ophaling zullen verhogen. De realiteit is echter dat er de komende jaren heel wat investeringen zullen sneuvelen om toch maar aan de budgettaire evenwichten te kunnen voldoen: Via deze rapporten proberen besturen ondanks alle uitdagingen hun rol als eerste lijn contact voor de burger kwalitatief in te vullen.
Enerzijds ondersteunt Pepperflow bij het opstellen van bovenstaande rapportages, anderzijds stimuleert onze software de continue monitoring van het daarin opgestelde beleid en continue sturing op de (verbeter)acties. We merken sterk dat de drive naar méér transparantie groeit in Vlaanderen. Ieder bestuur doet dit op zijn eigen manier. We merken evenwel dat er steeds meer geopteerd wordt voor rapporten die wegevolueren van de vaste templates.
Alhoewel we in de huidige situatie moeten erkennen dat de financiële verantwoording van essentieel belang is, is het evenwel essentieel om hier niet in te blijven hangen en te focussen op de inhoud. Weg van de vastgezette rapportagemomenten en naar continue beleidsovolging. Efficiënt, effectief en transparant. De weg naar een performante overheid wordt dus verder gezet!
