Klantverhaal gemeente De Panne

Het is tegelijk de meest westelijke plaats van België en de meest zuidelijke badplaats aan de Belgische kust: De Panne. De kustgemeente is in september 2021 gestart met Pepperflow. Algemeen directeur Wim Jonckheere vertelt graag wat het voor De Panne betekent om met Pepperflow te werken.

Wat waren de ambities van jullie organisatie voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
‘Wij wilden een groot veranderingstraject lopen met onze organisatie. Daarbij was projectmatig werken onze insteek. De projecten van het bestuur sneller en kwalitatiever uitrollen, dat was ons doel. Een duidelijke scheiding aanbrengen tussen inhoud en proces, zodat het bestuur sneller en eenvoudiger beslissingen kan nemen over een project, zonder meegezogen te worden in de inhoud. We zijn daar voortvarend mee aan de slag gegaan en wilden niet wachten tot we daarvoor de juiste tool hadden: we hebben eerst zelf iets gemaakt. Pas in tweede instantie hebben we de stap naar professionalisering gezet en hebben we Pepperflow gekozen als tool om ons daarbij te ondersteunen.’

Hoe hebben jullie de politiek hierbij betrokken en overtuigd van het nut van Pepperflow?
‘Eén van de actiepunten van ons nieuwe bestuur was: we willen een professionele, moderne organisatie worden. Zeker de burgemeester was daar een grote trekker van. Hij wilde ook dat wij, als administratie, de processen beter zouden begeleiden. Processen om tot een betere besluitvoering te komen. Om tot een betere samenwerking te komen tussen politiek en administratie. Dat hebben we onder meer bereikt door het college te ontzorgen: elke maandag worden nu een aantal projecten kort besproken en worden er beslissingen genomen. Collegeleden hoeven niet al die projecten elke dag te volgen. Eén keer per week kunnen ze zien wat er gebeurt. Willen ze meer weten? Dan kunnen ze zelf in Pepperflow kijken. Dat wekelijkse ritme geeft structuur en houvast. Er gebeurt weinig meer in de wandelgangen. Als er tijdens de week dingen gebeuren, dan zeggen mensen: oké, dat pakken we komende maandag mee.’

En de organisatie, hoe hebben jullie die meegenomen in deze veranderingen?
‘We hebben een programmanager aangesteld die de projecten opvolgt, die zorgt dat er gerapporteerd wordt en die vooral de projectleiders coacht. Eén van haar belangrijkste doelstellingen is de uitrol van Pepperflow. Daarmee zijn we klein gestart, met vier testgebruikers. Die mochten overal op schieten. Met name één van die testers was erg kritisch. Ik denk dat Pepperflow af en toe wel op ons gevloekt heeft (lacht). Maar het mooie is: na die testfase was juist deze kritische tester zeer positief. Die heeft intern een hoop collega’s overtuigd. Mensen dachten: ‘Als hij het ziet zitten, dan doen wij dat ook.’ Daarna hebben ze mensen in kleine groepjes opgeleid. Die namen dan hun eigen projectfiche mee, die ze samen in Pepperflow gingen invoeren. Dat maatwerk op niveau van de individuele collega heeft zeker geholpen. Tegelijk is er een projectclub waarin alle projectleiders samen hun ervaringen kunnen delen, tot op de technische details aan toe. Via dit olievlekprincipe hebben we inmiddels de hele organisatie bereikt. Ik denk dat er nu bij ons geen diensten meer zijn die Pepperflow niet kennen.’

Wat brengt het werken met Pepperflow jullie als organisatie?
‘Pepperflow helpt ons als organisatie om professioneel, efficiënt en resultaatgericht te werken. Het ondersteunt niet alleen ons nieuwe proces, maar ook de nieuwe cultuur waar we naar streven: de cultuur van eigenaarschap. Alles valt en staat met eigenaarschap. Vroeger gingen we bij een nieuw project met twintig man om tafel zitten. Om draagvlak te hebben en om de ellende te verdelen als er iets misging. Nu is de cultuur: je stelt je projectteam samen, je zorgt dat je de juiste mensen hebt en je zorgt dat je de juiste processen doorloopt. Die nieuwe cultuur betekent ook dat je beslissingen goed voorbereidt. Je komt niet met een open vraag naar het bestuur, zo van: wat denken jullie ervan? Je komt met een voorstel of met scenario’s. Je hebt de beslissing eigenlijk al uitgeschreven en die probeer je te bekomen op het college of niet. Wat het college – onze voornaamste klant – vooral wil, is dat er zo veel mogelijk projecten worden opgeleverd. En daar helpt Pepperflow ons bij.’

Wat zou je adviseren aan algemeen directeuren die overwegen om met Pepperflow in zee te gaan?
‘Hou voor ogen dat het niet gaat om de tool op zichzelf. Het gaat erom wat je er als organisatie mee wilt bereiken. Maak dus dat je het kan kaderen in een groter geheel. Bij ons was dat ons eigen veranderingstraject. Daarnaast denk ik dat je als algemeen directeur een belangrijke rol speelt in het uitdragen van de boodschap. Als je er zelf in gelooft, moet je daar ook in elke meeting over spreken. Soms op een strenge manier, door te zeggen: er is niks anders dan Pepperflow. Maar ook door de voordelen ervan aan te kaarten. Ik denk dat dat een rol is die we als directeuren heel goed zelf kunnen oppakken.’