Klantverhaal Zorgpunt Waasland

Zorgpunt Waasland is een samenwerking van vier gemeenten op het gebied van zorg: Beveren, Kruibeke, Sint-Niklaas en Zwijndrecht. Met woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, dienstencentra, serviceflats, ouderenwoningen én zorg aan huis is Zorgpunt Waasland een grote speler in Vlaanderen. Hoe zijn de ervaringen van deze zorgsamenwerking met Pepperflow? We vragen het aan beleidsadviseur Liesbeth Van Raemdonck en adviseur zorg Christophe Rutten.

Jullie organisatie is begin 2019 gestart. Waarom waren jullie op zoek naar een systeem als Pepperflow?

Liesbeth: ‘Net als een lokaal bestuur werken wij met een meerjarenplan. Om de acties daaruit op te volgen, werkten we met Exceldocumenten. Dat was vrij tijdsintensief, en ook niet handig in het gebruik. Daarnaast misten we iets naar projectopvolging toe. We werkten wel met projectfiches, maar dat vonden we niet voldoende. We waren enorm zoekend naar een betere manier.’

Christophe: ‘Omdat wij voortkomen uit vier verschillende gemeenten, nam ieder ook een beetje de werkwijze van die gemeente mee. Uiteindelijk moest dat allemaal in hetzelfde document terechtkomen. Dat kostte aardig wat tijd. En wat ook meespeelde: mensen in de zorg moeten niet te veel administratie hoeven doen. Die moet je faciliteren. We wilden het voor onze collega’s zo eenvoudig mogelijk maken om hun acties en projecten bij te houden.’

Wat is het grootste verschil tussen een zorgsamenwerking en een lokaal bestuur?

Christophe: ‘Eigenlijk is er weinig verschil, denk ik. Heel het systeem van meerjarenplanning en financiën is bij ons hetzelfde als bij een gemeente. Ook werken wij met projecten en organisatiebeheersing. Alleen: de focus van onze organisatie ligt op de zorg. En zorgmedewerkers zijn doeners. Zij zijn druk met de dagdagelijkse dingen en hebben weinig ruimte voor administratieve taken. Daarom hebben we Pepperflow ook stapsgewijs aangepakt. Zeker in de zorg moet je met dit soort nieuwe dingen niet te snel willen gaan. We doen dus nog niet alles wat Pepperflow kan.’

Waarvoor gebruiken jullie Pepperflow op dit moment?

Christophe: ‘De acties uit de meerjarenplannen staan in Pepperflow. Die worden elk jaar bijgewerkt: er zijn acties die stoppen en er komen nieuwe bij. Dat is onze jaarplanning. Dat luik, dus de jaarplanning gekoppeld aan de meerjarenplannen, doen we nu volledig via Pepperflow.’

Liesbeth: ‘We kiezen vijftien grote projecten uit die we per kwartaal opvolgen. Dat zijn de prioritaire projecten. Alle andere acties worden twee keer per jaar geactualiseerd: in het midden en aan het eind van het jaar. Eind 2022 hebben we voor het eerst alle acties uit het meerjarenplan geëvalueerd. Die vijftien belangrijke projecten evalueren we ieder kwartaal met een rapport dat we bespreken met het dagelijks bestuur, de beleidsorganen en de politiek. En we zetten dat ook op intranet, zodat alle medewerkers het kunnen lezen. Zo wordt de beleidsevaluatie ook een communicatiemiddel.’

En loopt dat naar tevredenheid?

Christophe: ‘Ja. De actieverantwoordelijken krijgen een updateverzoek via e-mail. Zij zetten hun input in Pepperflow, en voor ons staat het meteen klaar. Dat verloopt allemaal vlot. Het enige wat wij doen is nagaan: heeft iedereen gedaan wat hij of zij moet doen? De kwaliteit daarvan hebben we nog niet echt getoetst. Wát iemand heeft opgeschreven, dat weten wij niet.’

Liesbeth: ‘Het is de flow die voor de kwaliteit zorgt: de input van de actieverantwoordelijke wordt nagelezen door het diensthoofd, en daarna leest er ook nog een directielid mee. In principe is het daarmee in orde. Dat gaan wij niet allemaal controleren. Dat is onbegonnen werk.

Wat gaan jullie verder doen met Pepperflow?

Liesbeth: ‘We willen Pepperflow ook gebruiken voor onze projectopvolging. Dat laten we via dezelfde systematische weg lopen: de projectfiche, de planning, het budget, de bijeenkomsten. Dat zijn we nu aan het voorbereiden.’

Christophe: ‘En het laatste luik is organisatiebeheersing. De verbeteracties die uit onze zelfevaluatie komen, willen we ook als een taakgroep in Pepperflow opnemen. Zodat we die op dezelfde manier kunnen actualiseren. Ook willen we de acties linken aan de thema’s van Audit Vlaanderen. Zo kunnen we een aparte rapportering daarover meteen uit Pepperflow trekken. Dat willen we dit najaar realiseren.’

Hoe bevalt het werken met Pepperflow in de praktijk?

Christophe: ‘We zijn heel tevreden, want het bespaart ons heel wat werk. Vroeger kreeg ik de updates van acties en projecten in uiteenlopende vormen binnen. Het was een hoop werk om dat allemaal in één document te gieten, en dom werk ook. Nu hoeven we er praktisch niets meer aan te doen als we die actualisaties opvragen.’

Liesbeth: ‘Pepperflow biedt een echte meerwaarde omdat wij daarmee het overzicht heel goed kunnen bewaren. Het maakt ons werk beheersbaar. En ook vlotter, meer geautomatiseerd. Daarnaast zorgt het toewijzen van acties aan actieverantwoordelijken voor veel meer betrokkenheid. En voor de directie is het veel makkelijker om bij te sturen als een project de kleurcode rood of oranje krijgt. Dat is meteen duidelijk. Vroeger was de voortgang veel ongrijpbaarder.’

Christophe: ‘Daarnaast heeft Pepperflow een goede look and feel. Het is voor de gebruikers een fijne tool om in te werken. Dat is belangrijk voor onze collega’s. We hebben hen nog niet bevraagd over hun ervaringen, maar wat we wel kunnen zeggen is dat we weinig kritiek horen. Vroeger hoorden we vaak gemopper en gezucht. Dat is er niet meer. En dat is een goed teken.’