Klantverhaal Stad Halle

Met zo’n 40.000 inwoners is Halle, dat ligt tussen Brussel en de grens met Wallonië, een middelgrote stad. Als een van de eerste gemeenten in Vlaanderen koos Halle eind 2020 voor Pepperflow. Hoe kijken ze een half jaar later tegen die keuze aan? Karolien Mettens, clusterverantwoordelijke van de sector Strategie en Coördinatie, is overtuigd: ‘Pepperflow maakt ons werk een stuk eenvoudiger.’ 

Hoe was de situatie voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
‘Zoals veel gemeenten werkten we voornamelijk met Excel om de acties uit onze meerjarenplanning van opvolging te voorzien. Eén keer per maand komen ons managementteam en het college samen om de voortgang van de meerjarenplanning te bespreken. Alles wat er tijdens dat zogenoemde beleidscollege wordt besproken, werd bijgehouden in een Excel-document. Dat bestond uit verschillende kolommen met diverse input en aanduidingen met kleuren. Je kunt je voorstellen dat dat een groot en zwaar document was, dat op een gegeven moment niet echt meer leesbaar was.’ 

Hoe en waarom kozen jullie voor Pepperflow?
‘Daar waren we eigenlijk vrij snel uit. Er zijn niet zo veel spelers op de markt voor dit soort software. Wij vinden het belangrijk dat de realisatie van onze meerjarenplanning een gedragen verhaal is. Deze samenwerking kan gerealiseerd worden via Pepperflow. Daarnaast zagen we de koppeling met ons financiële systeem CEVI/Logins als een groot voordeel. Hiermee is er een duidelijke koppeling tussen het strategische en het financiële luik.’

Hoe is de implementatie verlopen?
‘Heel goed. We zijn er in januari mee begonnen, met een team van drie mensen: één contactpersoon vanuit Pepperflow en twee interne beheerders – waarvan ik er eentje ben. Per onderdeel kregen we van Pepperflow een workshop, en zo hebben we in een periode van 3 à 4 maanden het hele pakket leren kennen. In het begin werden we wel een beetje overspoeld door de mogelijkheden. Als je het systeem nog niet kent, lijkt het backoffice systeem vrij complex. Daar moesten we even aan wennen. En in het begin ontdek je dat er veel mogelijkheden zijn om het systeem aan te passen aan je eigen organisatie. Het was best pittig om daar onze weg in te vinden, maar dat is allemaal goed gekomen.’ 

Hoe pakken jullie de uitrol binnen de organisatie aan?
‘We rollen het systeem gefaseerd uit. Op dit moment staat onze meerjarenplanning in Pepperflow. Dat betekent dat we de uitkomsten van onze beleidscolleges erin verwerken en dat we op basis daarvan onze officiële rapportages maken. Ook organisatiebeheersing hebben we al ingevoerd: dat was in feite een kleine operatie, omdat deze voor een groot stuk geïntegreerd is in onze meerjarenplanning. In het najaar gaan we met het projectmanagement aan de slag. En hopelijk lukt het ons dit jaar ook nog om de begrotingsapp in gebruik te nemen. Dat is een toegankelijke manier om aan onze burgers te laten zien waar we mee bezig zijn: visueel aantrekkelijk en logisch gestructureerd.’ 

Hoe hebben jullie de medewerkers meegekregen?
‘Vrij eenvoudig: we hebben voor alle leidinggevenden en stafmedewerkers een workshop georganiseerd van een uur. Daarin konden we precies uitleggen hoe ze met Pepperflow moeten werken. We hebben er bewust niet méér druk op gezet: we wilden ze zelf de kans geven om te ervaren hoe gebruiksvriendelijk Pepperflow werkt. Dat werkt beter dan er drie uur over vertellen.’ 

‘De samenwerking met Pepperflow is heel goed. Ook al loopt het contact vanwege corona voornamelijk via Teams, we hebben echt het gevoel dat ze naast ons staan bij de inrichting van de software.’

- Karolien Mettens, clusterverantwoordelijke sector Strategie en Coördinatie, gemeente Halle

Het college van schepenen heeft ook toegang tot Pepperflow. Dat is best bijzonder.
‘Voor onze gemeente niet echt. Dat is zo gegroeid vanuit die maandelijkse beleidscolleges. Daarin bespreken management en college de voortgang van de meerjarenplanning. Pepperflow maakt dat alleen nog een stap eenvoudiger: nu beschikt iedereen over precies dezelfde informatie op hetzelfde moment. Dat geeft ook de schepenen een actueel inzicht in de stand van zaken.’ 

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie nu al opgeleverd?
‘Pepperflow geeft al onze mensen toegang tot de hele meerjarenplanning. En het maakt de communicatie tussen de medewerkers die bij een project of taak betrokken zijn, veel gemakkelijker. Daarnaast scheelt het mij enorm veel werk. Toen we nog in Excel werkten, kreeg ik van verschillende mensen input voor het jaarverslag. Dat moest ik dan zelf knippen, plakken en samenvoegen tot één document. Nu is iedereen eigenaar van zijn of haar eigen stuk. Dat vergroot de betrokkenheid en het gevoel van verantwoordelijkheid. Bovendien kan ik met een spreekwoordelijke druk op de knop een document uit de printer laten rollen dat voor 80 procent af is. Zo wordt het maken van een officiële BBC-rapportage een fluitje van een cent.’

Maakt Pepperflow wat jullie betreft zijn belofte waar?
‘Tja, of we het gaan waarmaken ligt natuurlijk grotendeels aan onszelf. Wij moeten ermee gaan werken. Pepperflow is een fantastische tool, maar het is en blijft een hulpmiddel. De verantwoordelijkheid om een zo hoog mogelijke realisatiegraad te halen ligt bij de medewerkers van onze organisatie.’ 

Hoe ervaren jullie de samenwerking met de mensen van Pepperflow?
‘De samenwerking met Pepperflow is heel goed. Ook al loopt het contact vanwege corona voornamelijk via Teams, we hebben echt het gevoel dat ze naast ons staan bij de inrichting van de software. Onze vragen worden altijd supersnel beantwoord. Als ontwikkelpunt wil ik noemen dat het bij de implementatie handig is om wat voorbeelden te zien van hoe andere Vlaamse gemeenten hun systeem hebben ingericht. Het is best lastig om daar zo vroeg in het proces beslissingen over te nemen. Ik geloof dat er steeds meer Vlaamse gemeenten voor Pepperflow kiezen, dus die voorbeelden moeten makkelijk te vinden zijn, haha!’