Klantverhaal Stad Hoogstraten

Op de beurs Manage IT in 2018 kwamen Pepperflow en Stad Hoogstraten voor het eerst met elkaar in aanraking. Met wederzijds enthousiasme werd er begonnen aan een samenwerking om de BBC van Hoogstraten te digitaliseren en Pepperflow klaar te stomen voor BBC 2.0. Patrick Verheyden, financieel directeur van Stad Hoogstraten, vertelt over de samenwerking.

Hoe was het proces van BBC ingeregeld vóór Pepperflow?
In 2013 besliste Vlaanderen om de Beleids- en Beheerscyclus te implementeren bij de lokale besturen. Het was de bedoeling dat het beheer en beleid gekoppeld werd aan de financiën. Elke gemeente moest hiervoor een meerjarenplan opmaken waarin o.a. Actieplannen en acties werden omschreven welke de gemeente ging uitvoeren in de legislatuur van zes jaar met daaraan telkens gekoppeld de budgetten nodig voor de realisatie van die voornemens. 

Het resultaat was een dik boekwerk met allerlei rapporten waarin het gemiddelde raadslid zijn weg niet meer vond. Vaak beperkte de koppeling van beleid en financiën zich tot een periodieke rapportering aangezien er nu eenmaal de verplichting was van deze inhoudelijke rapportering. Vaak werd het veel te weinig gebruikt als echt beleids- en beheersinstrument. Men zag door de bomen het bos niet meer. Bovendien beperkten de softwareleveranciers zich tot een inputmogelijkheid voor het inhoudelijke in de financiële software. 

Wat is het grootste “pijnpunt” van BBC? 
In BBC 1.0 was het bos gewoon te dik. Weinige raadsleden hadden de moed om zich een weg te zoeken in de dikke turfen van rapporten. Voor de administratie was het een opgave om bijvoorbeeld per kwartaal inhoudelijk een stand van zaken of update te geven bij een actieplan of actie.

BBC 2.0 heeft het bos al flink uitgedund. Aan de software voor het inhoudelijke, zeg maar het beleids- en beheersmatige werd door de softwareleveranciers in Vlaanderen niets gewijzigd. BBC gaat daar helaas haar doel wat mee voorbij. BBC had de ambitie om veel meer te zijn dan een veredelde tekstverwerker bij een boekhoudpakket welk is geupgradet met wat extra veldjes.

Het wil een instrument zijn voor het beleid en het beheer in een gemeente. Het is duidelijk met de beeldspraak van de veredelde tekstverwerker dat de software hier onvoldoende aan tegemoet kan komen. Het blijven vaak duffe rapporten enkel maar geschreven omdat het verplicht is...

Hoe betrokken was iedereen bij BBC in Hoogstraten?
In Hoogstraten weerklonk tijdens BBC 1.0 een grote verzuchting naar de rapporten van voor het BBC-tijdperk. De ene vond veel te veel informatie in het rapport, de andere te weinig. De diensten keken op tegen de input van het inhoudelijke in de software. Dit gezien het tijdrovende karakter, de gebruiksonvriendelijke software-omgeving en de wetenschap dat het allemaal tot weinig leidde.

We stelden ons dan ook kandidaat als pilootgemeente voor de BBC 2.0.

Tegelijk gingen we actief op zoek naar alternatieve manieren voor onze rapportering. Hoe kunnen we BBC echt gaan gebruiken als beheers- en beleidsinstrument? Bestaat er software die we eventueel boven onze huidige financiële software kunnen zetten waarin we onze behoeften inzake rapportering en opvolging wel kunnen vinden?

Hoe kwamen jullie in contact met Pepperflow? Wat was de trigger? 
Op Manage IT 2018 kwamen we dan voor de eerste maal in contact met Pepperflow. Onmiddellijk enthousiast vroegen we Pepperflow om een presentatie van hun software en werkwijze te komen uiteenzetten voor het college van burgemeester en schepenen en voor het managementteam.

De uitdaging was dat Pepperflow tot dan toe enkel gebruikt wordt bij een groot deel van de Nederlandse gemeenten, maar niet onmiddellijk klaar was voor de Vlaamse BBC. We hebben dan echter de handen in elkaar geslagen en zijn dan samen aan de slag gegaan om Pepperflow BBC.2 - proof te maken. We hebben een werkgroep opgericht met als eerste doelstelling Pepperflow puur gebruiken voor de verplichte semesteriële rapportering binnen BBC. Onze eerste gesprekken dateren van begin 2019. En in juni waar we wat dit betreft up and running. De semesteriële rapportering werd met behulp van Pepperflow door onze organisatie gejaagd en in de zomer door de gemeenteraad goedgekeurd. Het resultaat werd in september aan ABB getoond. Men zag dat het goed was en het zette ons er toe aan om nu ook stap twee - de koppeling met de financiële software - nog te realiseren. Zoals het er nu naar uitziet, is dit operationeel voor het einde van 2019. Zo kunnen we naast het financiële luik in onze financiële software voortaan het inhoudelijke in Pepperflow verzorgen en zorgt Pepperflow voor alle nodige BBC-rapporten (financiële tabellen incluis).

Hoe heeft Pepperflow het proces van BBC verbeterd?
Rapporteren om te rapporteren heeft geen enkele zin. Een rapportering dient te resulteren in een actie, in een echte opvolging. Het dient een essentieel onderdeel te zijn van de PDCA-cyclus.  Door de laagdrempelige browseromgeving en gebruiksvriendelijke look en feel van Pepperflow hebben we in Hoogstraten “rapporteren” vervangen door “actieve opvolging”.

Het is ook gedaan met de onmogelijke opdracht om aan de diverse onverenigbare verzuchtigingen van de verschillende raadsleden tegemoet te komen met allerlei rapporten op maat. Met Pepperflow maakt elk raadslid als het ware zijn rapportering op maat. Wil hij een helikopterzicht ; dat kan met één blik op zijn dashboard in Pepperflow. Wil hij doorklikken tot op het laagste detail dan klikt hij door tot op het niveau dat hij wenst. Wil hij de administratie onmiddellijk aanzetten tot één of andere actie, of wil hij het resultaat kenbaar maken aan de burger...Pepperflow maakt dit mogelijk.

Het echte resultaat is dat we niet meer moedeloos moeten beginnen typen voor onze rapportering als de algemeen directeur hier op het einde van het kwartaal of semester hier om vraagt. Als die vraag binnenkomt, kijk je even of je input nog dient gewijzigd worden...want meer dan waarschijnlijk heb je de actie reeds actief opgevolgd en uitgewisseld binnen de organisatie met Pepperflow.

Wat zie je als grootste pluspunt / voordelen van Pepperflow?
We volgen eindelijk de actieplannen en acties effectief op zoals BBC het initieel altijd bedoeld heeft.

Hoe is de betrokkenheid van de hele organisatie bij BBC in vergelijking met voorheen?
Zowel de diensthoofden als de managers, de burgemeester en schepenen, de raadsleden en de burgers van Hoogstraten kunnen, elk op hun manier, de info die in Pepperflow zit raadplegen (in zoverre de organisatie dit wil). 

Pepperflow zorgt voor een perfecte opleiding van elke doelgroep. Pepperflow richt heel de BBC voor het lopende meerjarenplan mee in, zet de koppeling met de financiële software op en heeft een prima service/helpdesk.

Wat zou je lokale besturen willen meegeven na de succesvolle pilot van Pepperflow?
Kijk gerust naar het resultaat in Hoogstraten. Pepperflow heeft niet alleen gezorgd dat het inhoudelijke luik van BBC is afgedekt ; het opent mogelijkheden om de monopoliesituatie van de financiële software leveranciers te doorbreken.