Klantverhaal Stad Eeklo

Lokaal bestuur Eeklo werkt sinds eind 2021 met Pepperflow. Vanzelfsprekend gebruiken ze de software van Pepperflow voor de verplichte rapportages als de halfjaarrapportage en de jaarrekening. Maar daarnaast doen ze nog veel meer met Pepperflow. Hoe dat bevalt en wat hen dat allemaal oplevert, horen we van Katty Van de Voorde. Zij is beleidsadviseur van Eeklo en enthousiast pleitbezorger van Pepperflow.

Waarom zijn jullie met Pepperflow gaan werken?

‘Eind 2021 kregen we, na een motie van wantrouwen, in Eeklo te maken met een vernieuwd college van burgemeester en schepenen. Daardoor werd het meerjarenplan aangepast, de doelstellingenboom veranderd, en ook de bijbehorende acties gingen schuiven. Tegelijk hadden wij vanuit onze administratie al langer de wens om steviger in te zetten op rapportage. We wilden heel graag indicatoren gaan vastleggen en monitoren. Maar dat is politiek lastig te verkopen. De voorzitter van de gemeenteraad heeft toen, omdat zij hier beroepsmatig ook veel van weet, haar schouders hieronder gezet en zo de politiek meegekregen. Als laatste vonden we de verplichte rapportages die we uit ons boekhoudsysteem trokken niet flexibel genoeg. We konden er bijvoorbeeld geen kleuren of grafieken aan toevoegen. Dat maakte de rapportages moeilijk leesbaar voor de gemeenteraad. We waren op zoek naar een tool om zelf onze rapporten mee te maken, aangepast aan onze eigen stijl. Die drie ontwikkelingen leidden samen tot de aanschaf van Pepperflow.’

Naast de verplichte rapportages gebruiken jullie Pepperflow ook voor andere doelen. Welke zijn dat?

‘Allereerst monitoren we met Pepperflow de indicatoren op het gebied van gelijkblijvend beleid. Zeg maar het werk van elke dag, dat niet terug te vinden is in ons meerjarenplan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Dienst Burgerzaken: hoeveel elektronische identiteitskaarten (eID’s) worden er per maand aangevraagd? Of de jaarlijkse investeringen in ons wagenpark: hoeveel geven we uit aan brandstof en onderhoud? Op basis van die cijfers kunnen we veel gefundeerder beslissingen nemen over bijvoorbeeld het inkopen van eID’s of nieuwe auto’s. Ook ontwikkelingen als de spreiding van inwoners over verschillende wijken of het aantal mensen dat leefloon krijgt, kunnen we zo veel beter in kaart brengen. Dit is allemaal toegankelijk voor schepenen en managementteam.’

‘Daarnaast zijn we aan het experimenteren met de projectwerking in Pepperflow. Van oudsher werken we voor de projecten – bij ons zijn er dat zo’n 35, van heel klein tot heel groot – met projectfiches. Die hebben we nu in Pepperflow gezet, zodat we ze makkelijker met het managementteam kunnen delen voor rapportering en opvolging. Voor de eerste twee projecten hebben we dat hele traject nu uitgeprobeerd en dat is goed bevallen. We hopen nu ook de rest van onze projecten op die manier in Pepperflow te zetten. Dat zorgt ervoor dat de projecten veel minder uit de losse pols en veel gestructureerder worden opgevolgd.’

In de toekomst willen jullie ook gaan werken met een beleidsportaal. Wat is dat?

‘Het beleidsportaal is een interactieve website waarop we alle rapportages die in Pepperflow staan, digitaal kunnen publiceren en beschikbaar maken voor de buitenwereld. Op dit moment zijn die alleen toegankelijk voor het schepencollege. Op termijn moeten ook de gemeenteraad én alle burgers toegang krijgen tot onze rapportages. Op die manier maken we al onze rapportages op een aantrekkelijke en gebruiksvriendelijke manier leesbaar voor iedereen, in onze eigen huisstijl. Het gaat dan om de verplichte rapportages, maar ook om doelstellingenbomen en de indicatoren van onze dagelijkse werkzaamheden. Dat zie ik als een grote stap in het transparant maken van onze organisatie.’

Een andere ambitie die jullie hebben is maandelijks rapporteren in plaats van halfjaarlijks. Kun je daar iets over vertellen?

‘Ik denk dat het veel efficiënter werkt als je elke maand een korte update doet, in plaats van één keer per half jaar. Om je halfjaarlijkse rapportage te maken, hoef je dan alleen maar terug te kijken op die zes kleinere updates. Maak je maar eens per half jaar een rapportage, dan is het veel lastiger om je precies te herinneren wat er allemaal is gebeurd. Daarom ben ik een voorstander van maandelijks rapporteren. Sommige van onze medewerkers doen dit al uit zichzelf. Die merken dat dat prettig werkt. Anderen doen dat niet automatisch, dus ik zou daarvoor graag een maandelijks updateverzoek uitsturen. Pepperflow maakt dat eenvoudig mogelijk. Daarom hebben we besloten dat we daar na de zomer mee gaan beginnen. Op die manier kan het managementteam ook beter opvolgen: als zij vragen krijgen uit de politiek over de stand van zaken van een project, dan hebben ze toegang tot informatie die maximaal een maand oud is.’

Wie plukken er allemaal de vruchten van deze manier van werken met Pepperflow?

‘In eerste instantie zijn dat de schepenen en de gemeenteraad. Alle verplichte rapportages die zij moeten doorlezen zijn er een pak aantrekkelijker én begrijpelijker op geworden. Jammer genoeg niet veel korter: met 170 acties in een meerjarenplan is dat ook niet echt realistisch. Maar het leest wél veel aangenamer. Daarnaast zijn onze medewerkers erg tevreden over het werken met Pepperflow. Alle leidinggevenden en actieverantwoordelijken hebben toegang tot Pepperflow omdat zij input leveren voor het meerjarenplan. Zij vinden het erg gebruiksvriendelijk. Ook is het makkelijker om de financiële stand van zaken te raadplegen in Pepperflow dan in ons boekhoudsysteem. Zodra we het beleidsportaal voor onze burgers toegankelijk maken, gaan ook zij van Pepperflow meeprofiteren.’