Klantverhaal Gemeente Mol

In het noordoosten van de provincie Antwerpen ligt gemeente Mol. Sinds 2020 is Pepperflow daar actief. Katrien Raeymaekers en Nancy Engelen vormen samen de strategische cel van Mol: zij adviseren het managementteam en de algemeen directeur. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de opvolging van het meerjarenplan en de projecten. De juiste partners dus voor een goed gesprek over Pepperflow.

Hoe werkten jullie aan de BBC voordat jullie Pepperflow hadden? En waarom gingen jullie op zoek naar een nieuw systeem?
Katrien: ‘Bij het vorige meerjarenplan hadden we een ellenlange Excellijst met indicatoren per actie. Voor elke rapportage moesten we via e-mail bij de verantwoordelijke medewerkers de stand van zaken opvragen. We wilden die indicatoren heel graag in een systeem onderbrengen, want het was lastig beheersbaar. We zijn een vrij grote gemeente met een uitgebreid meerjarenplan. Elke keer was de vraag: is dit de laatste versie? Staat het er wel juist in? Wordt de lijst niet per ongeluk overschreven? Voor de projectenlijst gold precies hetzelfde.’

Nancy: ‘Er was nood aan gestructureerder werken. De instrumenten die we gebruikten, waren eigenlijk niet toereikend om goed te kunnen opvolgen. Ook wilden we de link met financiën kunnen leggen. Want we merkten dat de mensen die moesten rapporteren te weinig rekening hielden met het financiële luik. Eigenlijk zijn we zo beginnen zoeken. Eind 2019 kwamen we in contact met Pepperflow. In Hoogstraten zagen we hoe het systeem werkt. Dat gaf voor ons de doorslag.’

Hoe hebben jullie het college overtuigd van het nut van Pepperflow?
Katrien: ‘Het beter opvolgen van projecten en meerjarenplan was ook een wens van de politiek. Door een demo te laten zien hebben we het college ervan overtuigd dat Pepperflow ons daarbij zou helpen.’ Nancy: ‘En nu is onze politiek er echt wel voor gewonnen. Collegeleden hebben op elk moment zicht op de stand van zaken. Ze hoeven nooit meer te zoeken naar documenten. Dat zien zij als een groot voordeel.’ Katrien: ‘De meeste schepenen zijn er heel goed mee bezig. Zij zien dat het werkt en dat het hen iets oplevert. Sommige nog wat minder. Maar ze hebben expliciet naar ons uitgesproken: Dit is de toekomst. Wij geloven hierin.’

Wat is voor jullie organisatie de grootste winst van Pepperflow?
Nancy: ‘Dat alles op één plek staat. Met Pepperflow hebben we één platform waar voortgangsinformatie op elk moment zichtbaar is voor projectleiders, actieverantwoordelijken, managementteam en collegeleden. Ook de mijlpalen en de projectfiches zijn op die plek terug te vinden. Het is niet meer versnipperd over verschillende programma’s. Dat bespaart veel tijd.’

Katrien: ‘Daarnaast is de koppeling met de boekhouding een grote meerwaarde. Projectleiders en actieverantwoordelijken hebben onmiddellijk zicht op de financiële toestand van hun actie of project. Eigenlijk hopen we dat dit ook tot een grotere budgetverantwoordelijkheid gaat leiden. Want projectleiders en actieverantwoordelijken staan soms ver af van hun budget.’

Nancy: ‘Voor ons als strategische cel is de grootste winst dat het systeem onze collega’s dwingt om discipline te houden. Want opvolgen betekent nu eenmaal discipline. Via updateverzoeken nodigen we collega’s uit om hun update in het systeem te zetten. We zien heel snel wie al een update heeft toegevoegd en wie nog niet. Dat helpt ons enorm.’

Wat is het voordeel van het werken met updateverzoeken?
Nancy: ‘Om de stand van zaken van een project of actie op te vragen, versturen we via e-mail een updateverzoek. Hiermee krijgt de actieverantwoordelijke rechtstreeks toegang tot het systeem, waar hij de update precies op de juiste plek neerzet. Wij hoeven dus niet meer te knippen en te plakken.’

Katrien: ‘Voor projecten versturen we elke maand een updateverzoek. Voor de meerjarenplanning is dat twee keer per jaar: in januari en in mei-juni. We proberen collega’s ook zover te krijgen dat ze spontaan hun informatie updaten. Maar dat moet nog groeien. Veel medewerkers voelen rapporteren als iets wat ze boven op hun reguliere werk moeten doen. Wij proberen juist over te brengen dat rapporteren een belangrijk onderdeel van ons werk is. Dat het goed is dat onze bestuurders weten hoe de budgetten worden gespendeerd. De regelmaat van updateverzoeken helpt om dat bewustzijn te vergroten.’

Hoe ervaren jullie de samenwerking met de mensen van Pepperflow?
Nancy: ‘Daar kunnen we alleen maar heel positief over zijn. Als we een vraag hebben, dan krijgen we altijd antwoord. Ze denken mee en zoeken actief naar oplossingen. Ook verbetersuggesties nemen ze mee.’ Katrien: ‘Softwareleveranciers kunnen soms moeilijk buiten hun eigen kraam denken. Als klant moet je je vaak aan hen aanpassen. Maar daar heb ik bij Pepperflow nog nooit iets van gemerkt. Wel hadden we in het begin wat spraakverwarring. Zo verstonden wij iets anders onder ‘indicatoren’ dan onze Nederlandse gesprekspartners. Maar sinds er ook Vlamingen bij Pepperflow werken, is dat probleem opgelost.’

Hebben jullie nog een tip voor collega-gemeenten die de overstap naar Pepperflow overwegen?
Nancy: ‘Het systeem leren kennen en begrijpen kost tijd. En denk van tevoren goed na over wat je ermee wilt: wat je krijgt is in feite een lege doos, die je zelf kunt vullen zoals je wilt. Maak hier ook voldoende mensen voor vrij. Want je gaat een hele intensieve periode tegemoet.’ Katrien: ‘Met een paar kleine aanpassingen is Pepperflow helemaal op maat van onze BBC, op maat van de gemiddelde Vlaamse gemeente. Dus tegen andere gemeenten zou ik zeggen: niet meer twijfelen!’