Hans Vandeweyer en Maurice van Dillen aan het woord

Begin dit jaar zette Pepperflow officieel een stap over de grens naar Vlaanderen. Het werd een jaar vol uitdagingen voor mens en organisatie, parallel aan ambities en vooruitzichten. Een nieuwe markt én een ander aandachtsgebied: van P&C naar BBC. Nu het jaar 2020 op zijn eind loopt, maken Maurice van Dillen en Hans Vandeweyer namens Pepperflow de balans op. Hoe kijken zij terug op het eerste jaar in Vlaanderen?

Hoe is de start in België tot stand gekomen? Wanneer werd dit concreet?
“Dat is voorzichtig begonnen op ManageIT in 2019”, begint Maurice. “Daar werd contact gelegd met Stad Hoogstraten, wat uiteindelijk uitmondde in een pilotfase. Vandaar uit is het gaan groeien. Het begint allemaal met early adopters waarmee we samen een passend systeem neerzetten".

“Alles begint met ambitie”, vult Hans aan. “Parallel aan de pilot met Stad Hoogstraten volgde een bredere Vlaamse oriëntatie. We hebben gesprekken gevoerd met de Toezichthoudende overheid (ABB) en die bevestigde dat de software van Pepperflow in Vlaanderen echt tegemoet zou kunnen komen een lang openstaande vraag van de lokale besturen. De behoefte was er. Maar daar hebben we echt wel onze tijd voor nodig gehad om dat te realiseren. We voelden dat de software potentie had in Vlaanderen, maar het blijft een Nederlands product in een nieuwe markt. We hadden daarom echt wat te bewijzen. Je merkt daarbij ook dat je de gehele organisatie goed mee moet krijgen om dit draaiende te krijgen.”

Wat waren de verwachtingen voor het eerste jaar?
“Ik zag de applicatie Pepperflow voor het eerst in actie in november 2019 en ik wist meteen dat dit iets unieks is”, vertelt Hans. “Het product is mooi, functioneert goed en doet wat het beoogt. Dat klinkt niet veel. Maar het is echt al wel wat in mijn beleving. Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. En vooral niet te hard naast je schoenen gaan lopen”, zegt hij lachend. “Desondanks wil je niet te hoge verwachtingen scheppen. In Nederland wordt er toch wel sterk het onderscheid gemaakt tussen P&C, GRC, projectmanagement, etcetera. In Vlaanderen hadden we snel door dat dit niet het geval zou zijn, daar klikte alles vrij logisch in elkaar (BBC, organisatiebeheersing en projectmanagement) vanuit een brede kijk op strategie en een integrale aanpak. Het was zaak om de juiste elementen samen te brengen en het product klaar te maken voor de Vlaamse markt.”

“Ik ben oprecht blij dat het product iets is waar een meerwaarde van wordt gezien en dat mensen er blij mee zijn”, geeft Maurice aan. “Het heeft me echt positief verrast. Natuurlijk was de start veelbelovend, maar we zijn nog altijd lerende.”

Hoe waren de reacties bij de eerste gebruikers?
Maurice: “Het ene lokale bestuur is heel enthousiast en heeft grote verwachtingen die je eerst nog maar eens waar moet zien te maken. Bij andere klanten merk je dat de verwachtingen worden overtroffen en het enthousiasme gaandeweg het traject toeneemt. We horen in ieder geval veel terug dat Pepperflow echt iets bijdraagt, wat de opmerkingen vanuit het ABB bevestigd. Je ziet zeker bij de implementaties dat na verloop van tijd de visie die het lokaal bestuur heeft ook wordt gerealiseerd, de puzzelstukjes klikken in elkaar”.

In hoeverre is corona, een obstakel geweest?
Hans zucht: “Corona was voor mij persoonlijk wel zwaar en kwam echt wel hard binnen. Je begint met veel enthousiasme aan een nieuw verhaal. Maar veel besturen waren ineens moeilijker bereikbaar. Logisch allemaal ook. Dat leverde best wel stress op”.

Maurice sluit zich daarbij aan: “Corona is echt wel heftig in vele opzichten. Maar we hebben veel digitaal overleg gepleegd en ik mag wel zeggen dat de goede onderlinge samenwerking tussen Hans en mijzelf ervoor gezorgd heeft dat we hier toch een succesvol jaar van hebben weten te maken.

Waar liepen jullie tegenaan bij het werken in Vlaanderen?
"Waar we tegenaan liepen is eigenlijk tweeledig", begint Hans. "Enerzijds heb je de financiële koppeling, die inmiddels operationeel is. Maar dat was een hele vertaalslag. Het hele boekhoudkundige gegeven hier is echt anders dan in Nederland. Anderzijds is het best lastig om een visie naar de praktijk te vertalen. De weg naar het ‘aha!’ moment bij de klant moest echt op vertrouwen worden afgelegd. Het is een compliment voor Maurice dat dat toch gelukt is".

“Wat ik zelf ook een lastige vind”, vervolgt Maurice, “is de taalbarrière. We spreken dezelfde taal in Nederland en Vlaanderen, maar toch worden woorden anders ingezet en ontvangen. Ook de termen in de software komen in eerste instantie vanuit Nederland. Maar P&C en BBC zijn niet hetzelfde”.

Hans bevestigt dat: “The devil is in the details. Dat geldt voor elk Nederlands bedrijf dat een stap over de landsgrenzen waagt. Wat daarbij ook opvalt is dat Vlamingen altijd wat minder expliciet zijn in hun communicatie. Het is echt een intercultureel proces, maar het moet en zal ook een echt Vlaams verhaal worden. 

Inmiddels is 2020 alweer bijna ten einde. Wat was het hoogtepunt in Vlaanderen?
Hans: “Voor mij was dat juli 2020. In een maand tijd tekenden maar liefst zes klanten. Dat was toch een enorme ontlasting, daar viel echt veel stress weg.

“Vanuit sales gezien was dat inderdaad bevrijdend, vult Maurice aan. Kijkend vanuit de implementaties zijn de reacties van de klanten echt heel leuk. Als je terugkrijgt van ‘wauw, dit is gaaf’, of ‘hier zou ik andere besturen over willen vertellen’, dat is voor mij echt wel een hoogtepunt!”

Wat heeft 2021 in petto voor Pepperflow in Vlaanderen?
Hans: “Ik denk bestendigen. De goede stappen die we gezet hebben moeten we doorpakken. Daarnaast moeten we de organisatie gaan uitbouwen, verder doorontwikkelingen en meer integraties bouwen.

“Daarnaast durf ik wel een voorspelling te wagen voor de verdere toekomst”, zegt Hans lachend. “Het integraal programmamanagement gaat in Vlaanderen echt een ding worden. Lokale besturen spreken momenteel nog veel over de koppeling tussen het doelstellingenkader en de projecten. Daarnaast moet ook de leidraad organisatiebeheersing geïntegreerd worden. Dat is nu. Maar je moet ook de achterliggende tendens opmerken. Wat krijg je als je die blokjes in elkaar schuift? Het zal leiden naar een portfolio of programma management tool, ofwel een dashboard voor bestuur en MAT om alle strategische elementen tegen elkaar af te zetten en goed overwogen beleidskeuzes te maken? De vraag is eerder wanneer, dan of dat gebeurt”.  

Maurice: “Ik ben heel benieuwd wat er op ons af gaat komen. De early adopters zijn er en ik verwacht dat er veel besturen gaan volgen. Ik verwacht ook dat de integratie van BBC, organisatiebeheersing en projectmanagement ervoor zorgt dat Pepperflow binnen lokale besturen een grotere rol gaat spelen. 

“We zijn ondanks Corona nog heel enthousiast”, besluit Hans. “We leren nog altijd bij, maar alles wat we doen, dat doen we met overtuiging en een positieve blik. En alle geluiden die we horen in Vlaanderen sluiten mooi aan bij de reden waarom Pepperflow ooit is gebouwd.  Elke stap die we zetten moet bewezen zijn dat het de juiste is. Dat is de wereld van nu, en daar blijven we aan werken in 2021 en daarna”.