Klantverhaal Gemeente Nazareth

Als een van de eerste gemeenten in Vlaanderen koos Nazareth begin juli 2020 voor Pepperflow.  Met 11.500 Nazareners zijn zij relatief klein, maar dat belet hen niet om grote ambities te hebben. Pepperflow past naadloos in hun beleidsdoelen voor projectmatig en papierloos werken. Financieel directeur Jeffrey De Cock en beleidsmedewerker Heidi Declercq vormen samen het projectteam voor de invoering van Pepperflow. Samen vertellen ze over hun ervaringen.

Hoe en waarom heeft Nazareth voor Pepperflow gekozen?
Jeffrey: ‘We waren al een tijd op zoek naar een softwaresysteem dat ons zou kunnen helpen om beter te rapporteren aan ons bestuur. Via ons overleg met financieel directeuren in Oost-Vlaanderen hoorden we over Pepperflow. Wij waren daar eigenlijk meteen enthousiast over, zeker nadat we een aantal demo’s hadden gezien. Na een presentatie kregen wij ook van ons bestuur het vertrouwen dat Pepperflow een goede keuze zou zijn voor onze organisatie.’ Heidi vult aan: ‘Nazareth mag dan relatief klein zijn, we zijn niet bang om te pionieren. Dat is echt de verdienste van ons bestuur geweest: zij wachten niet af totdat andere gemeenten dit eerst gaan uitproberen.’

Hoe is de implementatie verlopen?
Heidi: ‘In het begin kostte het wel even tijd om elkaars taal te leren spreken. Voor het Nederlandse Pepperflow was de Vlaamse markt natuurlijk nieuw. Gelukkig ging dat al snel goed. Als we vragen hadden, kregen we daarop snel terugkoppeling. En onze bezorgdheden werden altijd serieus genomen.’ ‘Pepperflow heeft de implementatie uiterst professioneel aangepakt,’ beaamt Jeffrey. Ze werken met een realistische planning, die ook precies uitgekomen is. We vonden het mooi om te merken dat een IT-project ook eens wél volgens plan kan verlopen.’ 

Hoe hebben jullie de medewerkers meegenomen?
Heidi: ‘Bij ons werken 25 à 30 mensen met Pepperflow. Na een algemene toelichting hebben we iedereen op maat meegenomen. Het voordeel is dat ik iedereen persoonlijk ken die ermee moet werken, dus ik kon van tevoren goed inschatten wie wat nodig zou hebben. Daarnaast hangt het van iemands rol af op wat voor manier hij of zij met Pepperflow werkt. Dat konden we per persoon goed afstemmen. Daarbij was altijd mijn uitgangspunt, en dat is het nog steeds: Pepperflow moet een meerwaarde zijn, en geen belasting. Het is en blijft een ondersteunende tool.’

‘Pepperflow heeft de implementatie uiterst professioneel aangepakt. Ze werken met een realistische planning, die ook precies uitgekomen is. We vonden het mooi om te merken dat een IT-project ook eens wél volgens plan kan verlopen.’  – Jeffrey De Cock, financieel directeur bij het lokaal bestuur Nazareth

En de uitrol naar de raadsleden?
Jeffrey: ‘Onze raadsleden hebben we in juni meegenomen, bij de presentatie van de jaarrekening in de begrotingsapp. Ze zijn al vertrouwd met het werken op een tablet, want papierloos werken is één van onze beleidsdoelen. Ik verwacht dat ze vooral tevreden zullen zijn met de aantrekkelijke presentatie en de logische manier waarop de informatie gestructureerd is. Ze kunnen nu makkelijk navigeren naar de onderdelen die voor hen van belang zijn.’ 

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie nu al opgeleverd?
Heidi: ‘Dat is nog aan het groeien, zou ik willen zeggen. De vruchten daarvan moeten we nog gaan plukken. Pepperflow is een tool die ons helpt om systematisch aan onze doelstellingen te werken. Het geeft focus, hoorde ik laatst een collega zeggen.’

Jeffrey: ‘Ik denk dat Pepperflow ons ook gaat helpen om beter onze budgetten op te volgen. De koppeling met ons financiële systeem is daarvoor heel belangrijk. Wij hebben onze nek uitgestoken om die koppeling tussen Pepperflow en Cipal Schaubroeck mogelijk te maken. Ook Pepperflow heeft daar veel tijd in gestopt. Ik ben blij dat beide partijen dat zo constructief hebben opgepakt. Nu kan de informatie over beleidsopvolging en financiën echt doorstromen.’ 

Hoe is de samenwerking met de mensen van Pepperflow jullie bevallen?
Heidi: ‘Zeer goed. Ik had steeds het gevoel dat wij de VIP-behandeling kregen van Pepperflow. Ik hoop dat hun andere klanten dat gevoel ook hebben (lacht). De betrokkenheid van de mensen van Pepperflow is oprecht. Dat waardeer ik. Als er een probleem is, luisteren ze goed en daarna komen ze snel met bruikbare feedback. Ook zijn ze eerlijk over wat er wel en niet kan. Dat werkt heel prettig.’

Wat zouden jullie tegen gemeenten willen zeggen die overwegen om Pepperflow aan te schaffen?
Heidi: ‘Realiseer je dat je van tevoren een hoop keuzes moet maken over hoe je het systeem inricht. Dat betekent dat je heel goed moet weten waarvoor je deze software gaat gebruiken. Daar moet je op voorhand dus goed over nadenken.’

Jeffrey: ‘Onderschat ook niet het werk dat je er zelf als organisatie aan hebt. Als je verwacht dat dit een kant en klaar systeem is dat binnen een week draait, dan kom je bedrogen uit. Het vergt een grote investering, zowel in geld als in tijd. Maak voldoende mensen hiervoor vrij – en niet alleen mensen van IT of financiën. Het is juist belangrijk dat iemand weet hoe de organisatie functioneert, en hoe de PDCA-methode werkt. Ook is kennis van beleid belangrijk. Wij hadden het voordeel dat we al een tijd bezig waren met een veranderingsproces binnen ons lokaal bestuur. Pepperflow was daar een onderdeel van. Ik kan me voorstellen dat het voor gemeenten die nog aan het begin van zo’n proces staan, een veel ingrijpendere operatie is.’