Klantverhaal Stad Lier

Stad en OCMW Lier werkt sinds 2020 met de software van Pepperflow. Deze Antwerpse stad met 37.000 inwoners had vanaf de start al duidelijk voor ogen wat ze met een nieuw softwaresysteem wilde bereiken. Financieel directeur Bart Luyckx en strategisch coördinator Joris Poels delen hun ervaringen. ‘Onze beleidsrapporten kunnen we op een hedendaagse manier opmaken en presenteren aan raadsleden en burgers. En daaraan gekoppeld kunnen wij nu ook de beleids- en beheercyclus (BBC) toepassen zoals de Vlaamse regering het bedoeld heeft. En dat alles op een zeer efficiënte manier.’

Hoe was de situatie voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
Bart: ‘We hielden de relevante prestatie-indicatoren bij met QlikView, maar de link met de BBC ontbrak. Daardoor konden we die veelheid aan indicatoren onvoldoende ontsluiten. Onze beleidsrapporten maakten we op vanuit het boekhoudpakket. We exporteerden de financiële gegevens naar een Word-document, en daar voegden we de inhoudelijke beleidsevaluatie van alle prioritaire doelstellingen nog tekstueel aan toe. Tot slot bundelden we alles in een PDF. De mogelijkheden om de beleidsevaluatie op te maken vanuit de boekhoudsoftware waren vrij beperkt. Daarom waren we actief op zoek naar een oplossing om dat naar een hoger niveau te tillen. Bovendien wilden we ook onze projectwerking daarin meenemen.’

Hoe kwamen jullie met Pepperflow in aanraking?
‘Via Stad Hoogstraten hoorden wij over Pepperflow. We hebben daarnaast ook nog andere opties overwogen, maar uiteindelijk gaf het feit dat Pepperflow een koppeling heeft met het boekhoudpakket de doorslag. Daarnaast zagen we een aantal overtuigende praktijkvoorbeelden van een aantal Nederlandse gemeentebesturen. De werkwijze in Nederland komt grotendeels overeen met de manier waarop we hier onze beleids- en beheercyclus doen. Ik zag al vrij snel de voordelen van het gebruik van de begrotingsapp, die wij hier overigens beleidsportaal noemen.’

Welke doelen hadden jullie voor ogen met het beleidsportaal? En zijn die bereikt?
‘We hebben onze doelen tot op heden zeker gehaald! En dat heeft te maken met die Nederlandse voorbeelden. Daar hebben we ons echt door laten inspireren: zo wilden wij het ook opbouwen en vormgeven. Bovendien wilden we in één keer de volledige omslag maken. Dus niet op twee benen hinken, maar resoluut kiezen voor het beleidsportaal als enige tool om onze beleidsrapporten én financiële informatie geïntegreerd te presenteren. Gisteren hebben we de jaarrekening van 2021 gepresenteerd aan de gemeenteraad via het beleidsportaal. De reacties van de raadsleden zijn heel positief. Voor hen is het zeer gebruiksvriendelijk: ze kunnen het eenvoudig op hun tablet of computer bekijken.’

Joris: ‘Dat was ook ons tweede doel. De informatie is overal raadpleegbaar, dynamisch, visueel aantrekkelijk en nodigt uit om door te klikken. Dat is absoluut niet vergelijkbaar met een statische PDF. Daarnaast hadden we de ambitie om naast de BBC ook projectmanagement en organisatiebeheersing in het systeem op te nemen. En ook dat is gelukt: ons projectmanagement doen we sinds kort via Pepperflow. Organisatiebeheersing volgt later. We betrekken onze medewerkers intensief in het Pepperflow-traject via opleidingen, handleidingen, schermopnames op intranet enzovoort. Zo tonen we hoe Pepperflow het dagelijkse werk kan ondersteunen en overzichtelijk houden. Het is dankzij het enthousiasme van alle medewerkers waarmee zij met de acties, actieplannen en projecten in Pepperflow aan de slag zijn gegaan, dat de stapsgewijze implementatie van deze nieuwe applicatie tot op heden succesvol verloopt.’

‘Onze beleidsrapporten kunnen we op een hedendaagse manier opmaken en presenteren aan raadsleden en burgers. En daaraan gekoppeld kunnen wij nu ook de beleids- en beheercyclus (BBC) toepassen zoals de Vlaamse regering het bedoeld heeft. En dat alles op een zeer efficiënte manier.’

– Bart Luyckx, financieel directeur Stad en OCMW Lier

Hoe ziet jullie projectmanagement in Pepperflow eruit?
Joris: ‘We gebruiken Pepperflow voor het plannen, uitvoeren, opvolgen en rapporteren van projecten, met dezelfde systematiek als bij de BBC. Eén keer per week werken de projectcoördinatoren alle projecten bij. Door die hoge updatefrequentie blijven alle medewerkers in het project steeds op de hoogte. En ook het college van burgemeester en schepenen: die kunnen via Pepperflow altijd de stand van zaken van een project raadplegen. Zo beschikt iedereen over dezelfde informatie op hetzelfde moment. En dat is onze inzet: dat een burgemeester of schepen eerst naar Pepperflow gaat, en pas contact opneemt met een projectcoördinator als hij het antwoord op zijn vraag zelf niet kan vinden. Daar zien we echt een win-win. Naast de efficiëntie in projectplanning en opvolging bespaart het ook een hoop mail- en telefoonverkeer tussen college en medewerkers.’

 Bart: ‘Dat is een grote gamechanger binnen ons bestuur: de betrokkenheid van het politieke niveau bij het dagdagelijkse werk van de Stad is enorm gegroeid. Want dankzij de financiële koppeling met de boekhouding zijn zij nu ook in staat om voor projecten en acties heel concreet budgetten mee op te volgen.’

Hoe ervaren jullie de samenwerking met de mensen van Pepperflow?
Bart: ‘Heel goed. Ze maken hele duidelijke afspraken en planningen. En ze hebben een goed uitgewerkte roadmap om de opstart adequaat te begeleiden. Wat lastig blijft bij softwarehuizen, is het ticketsysteem. Als je een vraag hebt, wil je liefst meteen iemand spreken in plaats van alle details in een e-mail zetten. Dat hebben ze overigens goed opgelost: tijdens de opstart hadden we één keer per week een vast vragenuur. Dat vond ik heel sterk. Ze hebben er veel in geïnvesteerd om tegemoet te komen aan onze wensen.’

Welke tip hebben jullie voor andere Vlaamse besturen die nadenken over Pepperflow?
Bart: ‘Het belangrijkste is dat je op voorhand goed moet weten waar je naartoe wilt. Anders heeft een systeem als Pepperflow weinig zin. Daarnaast moet je iemand binnen de organisatie hebben die er constant en toegewijd mee bezig kan zijn. Want het is niet iets dat je er zomaar even bij doet. Ondanks de goede begeleiding moet je heel intensief met het systeem bezig zijn om het in de vingers te krijgen. Je moet er bij de opstart veel tijd in investeren.’

Joris: ‘Mijn tip zou zijn: maak je de systematiek van Pepperflow eigen en gebruik die dan voor alle rapporteringsverplichtingen. Ik zie dat lokale besturen die al met Pepperflow werken, minder opzien tegen organisatiebeheersing omdat ze daar al een platform voor hebben. Ze hebben een strategie rond BBC en projecten. En dan is organisatiebeheersing gewoon iets dat weer diezelfde strategie gaat volgen.’