Klantverhaal Gemeente Maldegem

Het lokaal bestuur Maldegem (Oost-Vlaanderen) is vooruitstrevend en ambitieus: het managementteam is een grote voorstander van datagedreven werken. Dat de gemeente in 2021 voor Pepperflow koos, lag daarmee voor de hand. Wat heeft Pepperflow gedaan voor deze middelgrote gemeente met zo’n 24.000 inwoners? En hoe hebben ze de implementatie aangepakt? Financieel directeur Isabelle Dombret vertelt er graag over.

 Hoe was de situatie in Maldegem voordat jullie met Pepperflow gingen werken?
‘Voor de opvolging van ons meerjarenplan gebruikten we een pakket van Cipal Schaubroek. Daarnaast maakten we veel gebruik van Excel: niet alleen voor het maken van rapporten voor de raad en het managementteam, maar ook voor het opvolgen van projecten, acties en indicatoren. Daarnaast stuurden we elk kwartaal een e-mail rond, waarin we medewerkers vroegen om de gegevens te updaten. Nagaan of dat wel gebeurde, was altijd een grote klus.’ 

Waarom waren jullie op zoek naar een nieuw systeem?
‘We wilden heel graag met een projecttool gaan werken waarmee we veel beter projecten zouden kunnen opvolgen. Daarmee zouden we de projectfiches kunnen opmaken en de voortgang van projecten beter in kaart kunnen brengen. Ook zochten we naar een manier om onze strategiedocumenten beter te visualiseren. Wat ons verder voor ogen stond, was een manier om de workflow beter te managen: een automatische reminder voor medewerkers om informatie over de voortgang bij te werken.’  

Wat is jullie visie op datagedreven werken? En hoe past Pepperflow daarin?
‘Objectieve data, zoals statistieken en indicatoren, kunnen ons helpen om betere beleidskeuzes te maken. Daarnaast zijn data belangrijk om het effect van ons werk te bepalen: hebben onze acties wel het gewenste effect? Pepperflow ondersteunt ons in die ambitie.’   

Hoe hebben jullie de implementatie aangepakt?
‘Dat hebben we heel projectmatig en gestructureerd gedaan. We hebben een werkgroep opgericht, die bestond uit vijf mensen. Twee daarvan hadden een meer overkoepelende taak, de drie anderen waren specifiek betrokken vanwege een bepaalde module, zoals strategie en meerjarenplan, en de projectmodule. Ik was de trekker van de werkgroep, dus aan mij de taak om taken toe te wijzen en deadlines te stellen. Wat daarnaast erg goed werkte, waren de verschillende terugkoppelmomenten die we hebben ingelast. Een paar keer tijdens de implementatie kwamen we als werkgroep bij elkaar en hebben we het hele systeem doorgelopen. Daarbij verzamelden we alle vragen die we onderweg tegenkwamen. Vervolgens maakten we een afspraak met Frederik van Pepperflow, aan wie we al onze vragen voorlegden.’

 ‘Ons managementteam is een voorstander van datagedreven werken. Statistieken en indicatoren helpen om betere beleidskeuzes te maken. Daarnaast zijn data belangrijk om het effect van ons werk te meten. Pepperflow ondersteunt ons bij die ambitie.’
- Isabelle Dombret, financieel directeur gemeente Maldegem

Hoe hebben jullie de organisatie meegenomen in het werken met Pepperflow?
‘We zijn begonnen met het overtuigen van de college en raadsleden: dat deden we door de begrotingsapp te projecteren op een groot scherm en ze stap voor stap mee te nemen in deze nieuwe manier van rapporteren. Onze collega’s in de ambtelijke organisatie staan als volgende op de lijst. Ook aan hen gaan we Pepperflow presenteren, en ze in kleine groepjes laten zien hoe ze ermee moeten werken. Als laatste willen we (een deel van) de begrotingsapp op onze website publiceren, zodat we onze burgers ook op deze manier kunnen informeren. Maar dat is iets voor in de toekomst. Het college moet daar nog toestemming voor geven.’

 Wat zou je zeggen tegen een collega-gemeente die opziet tegen de implementatie?
‘Verdeel het werk in een werkgroep en pak het projectmatig aan. Het is echt te veel werk voor één persoon alleen. Je hebt er meerdere mensen voor nodig. En zorg voor een regelmatige terugkoppeling naar je collega’s in de organisatie, met name het managementteam. Die blijven graag op de hoogte van de stand van zaken.’ 

Hoe hebben jullie de samenwerking met de mensen van Pepperflow ervaren?
‘Zeer goed! Als we een afspraak met ze willen maken om onze vragen te bespreken, dan kan dat altijd vrij snel. Ze gaan bij het beantwoorden van onze vragen ook altijd een of twee stappen verder: we krijgen er steevast een aantal tips en tricks bij, of een live demonstratie in ons eigen systeem. En het stoort Frederik ook niet als we naar de bekende weg vragen. In de opleidingen aan het begin van het traject hebben we alles wel uitgelegd gekregen, maar dat is soms toch een beetje weggezakt. Hij legt het dan met alle plezier nog een keer uit. Ik kan de samenwerking met Pepperflow alleen maar karakteriseren als flexibel, ondersteunend en heel dienstbaar.’