Klantverhaal OWO-gemeenten

Drie Friese gemeenten met een eigen identiteit die strategisch samenwerken: dat zijn de OWO-gemeenten. Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland maken sinds 2017 gebruik van Pepperflow voor hun gemeentelijke P&C-cyclus. En dat doen ze alle drie op hun eigen manier. ‘Het mooie van Pepperflow is: het geeft een hoop vrijheid en flexibiliteit. Zo past het altijd bij onze eigen organisatie en ons eigen werkproces.’ Aan het woord: Gino Damen (gemeente Opsterland), Martijn Leeneman (gemeente Weststellingwerf) en Annie van de Boer en Matthijs Sinnema (gemeente Ooststellingwerf). 

Hoe was de situatie voordat jullie met Pepperflow begonnen? 
Martijn Leeneman: ‘We stuurden heel veel mailtjes met Word-documenten heen en weer. Dat gaf altijd problemen met opmaak en versiebeheer.’ Gino Damen: ‘Bij ons ging het net zo. Onder die Word-documenten hingen Excelsheets. Die moesten elke keer bijgewerkt worden als je het document opende, want alles was dynamisch gekoppeld. En dan was je vlak voor de deadline ineens een kolom kwijt, of een totaaltelling klopte niet meer. Heel frustrerend.’ Martijn: ‘Al met al was het heel een arbeidsintensief, ondoorzichtig en foutgevoelig proces. Dat moet anders kunnen, vonden we.’

Hoe en waarom kozen jullie voor Pepperflow? 
‘De drie OWO-gemeenten hebben een centrale automatiseringsafdeling,’ vertelt Gino. ‘Daarom wilden we dit met z’n drieën oppakken. Tegelijk wilden we ieder onze eigen ‘couleur locale’ behouden: op onze eigen manier werken, passend bij onze eigen organisatie. Begin 2017 zijn we bij collega-gemeenten gaan kijken naar verschillende software-oplossingen. En bij onze aanbesteding kwam Pepperflow als beste uit de bus. Dat zat ’m met name in het beheeraspect. Pepperflow is een cloud-oplossing. Dat betekent dat wij het systeem niet zelf hoeven te beheren; dat doet Pepperflow. Voor ons als kleinere gemeenten is dat een groot voordeel. Bovendien maakt dat het systeem uiterst toegankelijk: als het moet, kan ik er vanaf mijn telefoon bij. Ook voor raadsleden is dat handig.’

Hoe werkt dat in de praktijk, één pakket met drie gemeenten? 
Annie van de Boer: ‘Weststellingwerf is de accounthoudende gemeente. Bij hen is de automatisering van onze samenwerking ondergebracht. Aan de achterkant zijn er in feite drie accounts. De software is voor iedereen gelijk, maar we werken er allemaal op onze eigen manier mee.’ Gino: ‘In Opsterland gebruiken we Pepperflow vooral voor onze P&C-cyclus. Met de slimme workflow weet iedereen wat hij moet aanleveren en wanneer.’ Martijn: ‘Bij Weststellingwerf werken we niet met die workflow, maar hebben we de ‘week van de begroting’. In die week werken we allemaal tegelijk aan hetzelfde document. Met Pepperflow kan dat gewoon.’ Annie: ‘En in Ooststellingwerf gebruiken we de publicatietool om, naast begroting en jaarrekening, ook het Uitvoeringsprogramma, de kaderbrieven en de evaluatie van het programma Biobased Economy digitaal inzichtelijk te maken voor inwoners en raad.’

Martijn gaat verder: ‘Nieuwe functionaliteit kopen we met z’n drieën in, en meestal probeert één van ons het als eerste uit. Werkt het voor die gemeente goed? Dan kunnen de anderen het ook gebruiken. Zo profiteren we van elkaars leereffect.’ Matthijs Sinnema: ‘Dat is het mooie van Pepperflow: het geeft een hoop vrijheid en flexibiliteit. Zo past het altijd bij je eigen organisatie en werkproces.’ 

Wat heeft het werken met Pepperflow jullie opgeleverd? 
‘Een meer gestroomlijnde begroting en jaarrekening, die ook kwalitatief goed zijn,’ begint Annie. ‘Geen trekwerk meer om dat allemaal voor elkaar te krijgen. En als resultaat een mooie digitale publicatie met alles erop en eraan.’ Matthijs vult aan: ‘Je kunt het zo simpel of ingewikkeld maken als je zelf wilt. En je bent niet afhankelijk van een andere organisatie waar je je gegevens naartoe moet sturen. We kunnen het allemaal zelf.’

Martijn: ‘We zijn veel minder tijd kwijt aan het redactionele werk: knippen, plakken, lay-outen. Geen gedoe meer met versiebeheer. We hebben een belangrijke stap gezet van papieren tijgers naar digitaal werken. En doordat medewerkers van verschillende afdelingen samen teksten schrijven, zit er veel meer integraliteit in jaarrekening en begroting. Bovendien is de toegankelijkheid en overzichtelijkheid van onze plannings- en verantwoordingsstukken voor raadsleden en inwoners enorm verbeterd.’

Gino: ‘Collega’s voelen zich ook veel meer betrokken bij de totstandkoming van P&C-documenten. Het is echt niet meer alleen het feestje van Financiën. Bovendien helpt Pepperflow ons om programmasturing door te ontwikkelen: het maakt heel duidelijk wat je strategische doelen zijn en welke concrete activiteiten daarbij horen. Daar waren we al mee bezig voordat we Pepperflow kregen, en dat heeft elkaar enorm versterkt.’

Hoe ervaren jullie de samenwerking met de mensen van Pepperflow? 
Annie: ‘Pepperflow denkt goed mee met ons als klant. In het begin hadden we een waslijst aan wensen, maar die werd al snel heel kort. Daarnaast worden we regelmatig uitgenodigd om met andere klanten mee praten over verbetering van de software.’

Martijn: ‘En Pepperflow houdt de klant dichtbij. Als ze iets nieuws bouwen, checken ze al snel met ons: werkt dit zo voor jullie? Ze zorgen ervoor dat de ontwikkeling aansluit bij wat wij nodig hebben. Dat doen ze oprecht goed. Bovendien reageren ze snel op vragen. Je hoeft maar te bellen en het wordt geregeld. Dat werkt heel prettig.’ 

Gino vult aan: ‘Klopt, de mensen van Pepperflow voelen echt als collega’s. De helpdesk van Pepperflow reageert soms sneller dan onze eigen helpdesk. Dat is een compliment waard.’ Annie: ‘En al zou je drie keer hetzelfde vragen, ze leggen het nog steeds met plezier uit.’